Электронные трудовые книжки и электронный кадровый документооборот

ПФР разработал памятку по электронным трудовым книжкам

Khakimullin / Depositphotos.com

На официальном сайте фонда появился соответствующий материал. В нем разъясняются преимущества и особенности перехода на электронные трудовые книжки, включая новые обязанности работодателей в связи с таким переходом, а также приводятся ответы на актуальные вопросы по этой теме.

Так, подчеркивается, что электронная трудовая книжка будет существовать только в цифровом формате без физического носителя. Однако граждане смогут ознакомиться со сведениями, отраженными в ней, через личный кабинет на сайте ПФР или на портале госуслуг, либо через специальное приложение для смартфонов. При необходимости сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить и в виде бумажной выписки – ее можно запросить у нынешнего или бывшего работодателя (по последнему месту работы), а также в управлении ПФР или в МФЦ. Причем такая услуга будет предоставляться экстерриториально (без привязки к месту жительства или работы человека).

В числе преимуществ электронной трудовой книжки ПРФ выделяет следующие:

• удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
• минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
• дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
• снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
• дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
• использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
• новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
• высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Что касается перехода на электронные трудовые книжки, то он стартует с 2020 года. «Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека», – подчеркивается в материале. Исключение предусмотрено только для тех, кто впервые устроится на работу с 2021 года – у них все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. Остальные граждане, желающие сохранить бумажную трудовую книжку, смогут в течение следующего года подать об этом заявление работодателю. Для последних наряду с электронной книжкой сведения о трудовой деятельности также будут вноситься и в бумажную версию документа. Все остальные россияне получат свои бумажные книжки на руки и сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Может ли неточная запись в трудовой книжке служить основанием для отказа во включении спорного периода работы в трудовой стаж? С правовыми позициями судов по данному вопросу ознакомьтесь в «Энциклопедии судебной практики» интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Разъясняются также новые обязанности работодателя, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. С 1 января 2020 года они должны будут ежемесячно представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности, которые лягут в основу формирования электронных трудовых книжек. Также им следует письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве на сохранение бумажной трудовой. При этом с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Наконец, в материале приводятся ответы на актуальные вопросы, связанные с электронными трудовыми книжками. Речь идет о возможности сохранения бумажной книжки, о порядке предоставления работодателем сведений в ПФР, защите баз данных ПФР, способах получения сведений из электронной книжки. Часть вопросов касается содержания электронной трудовой книжки (по составу данных она практически идентична бумажной), способа предъявления электронной трудовой при устройстве на работу (информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью), фиксации информации о трудовой деятельности при увольнении (в данном случае работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде, а при сохранении бумажной трудовой книжки – зафиксировать данные в ней).

Ожидается, что цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета.

5 главных рисков ускоренного перехода на электронные трудовые книжки

Директор компании Кадриум, эксперт по кадровому аудиту

специально для ГАРАНТ.РУ

Правительством РФ внесен в Госдуму пакет законопроектов, целью которых является внедрение электронного учета сведений о трудовой деятельности работников. Суть законопроектов – автоматический переход с 2021 года на электронную трудовую книжку всех работников, которые не напишут письменного заявления работодателю с просьбой оставить бумажную версию трудовой книжки. Тем, кто впервые поступает на работу с указанного срока, бумажную трудовую книжку заводить уже не будут.

Обо всех плюсах законопроекта уже высказывались неоднократно. Я бы хотел остановиться на тех моментах, которые лично у меня пока вызывают вопросы.

Первоначальное наполнение базы

Для корректной работы системы персонального учета, которая станет заменой бумажным электронным книжкам, по каждому работнику должны быть занесена информация обо всех кадровых действиях (приеме, переводе, увольнении) между работодателями, а также информация о специальности работника и его квалификации.

Согласно данным Росстата в 2018 году зарегистрировано 72,3 млн официально трудоустроенных россиян. Среднее количество записей в трудовой книжке никто не считал, но в некоторых отраслях с большой текучестью кадров, у работников уже в 30 лет появляется вкладыш в трудовую книжку. Но, даже если взять среднюю оптимистичную цифру в 20 записей на трудовую книжку, то суммарно по всем работникам –это уже около 1,5 млрд записей, которые нужно внести в систему ПФР, чтобы проект корректно заработал.

Сколько времени на это уйдет, каких трудозатрат это потребует, в какой срок необходимо будет внести все данные, какие будут санкции для тех, кто откажется вносить информацию – все эти вопросы пока остаются открытыми.

Так же есть вопрос в контроле корректности первоначального наполнения. Ввиду такого массового и аврального внесения информации вполне возможны ошибки в занесении стажа, должностей, наименования работодателей и прочей информации. Кто будет это контролировать – ПФР, работодатель или сам работник должен будет сверить свою трудовую с теми данными, которые внесли в систему перс.учета, на ком будет лежать ответственность за достоверность внесенной информации и как будет восстанавливаться информация, если вдруг выяснится лет через 15-20 что была допущена ошибка в стаже или наименовании работодателя, на данный момент не понятно.

Трудозатраты кадровых работников и денежная экономия

Авторы законопроектов говорят о снижении издержек работодателей на дополнительную занятость кадровой службы и затрат на бумагу, однако ведение трудовых книжек не требует каких-то глобальных временных или финансовых затрат со стороны кадровика или компании-работодателя. Металлический шкаф или сейф, где необходимо хранить трудовые книжки, есть практически в каждой организации, да и стоит он ненамного дороже электронной подписи, которая потребуется для взаимодействия с ПФР, а занести запись в трудовую книжку у опытного кадровика не займет более 2-3 минут.

Да, есть момент с личными карточками по форме № Т-2, в которых необходимо дублировать запись и знакомить с записью под роспись работника, и именно этот процесс требует массу времени. Однако об отмене личных карточек речи пока не идет и, скорее всего, они после внедрения электронных трудовых книжек останутся, так как необходимы, как минимум для ведения воинского учета в организации.

И что в итоге получается: с 2021 года обязанность внести запись в трудовую книжку пропадает, но появляется другая: практически в режиме реального времени – уже на следующие сутки – уведомить ПФР обо всех внутренних переводах и кадровых движениях. Возможно, разработчики программного обеспечения для ведения кадрового учета доработают программы, и вся информация будет уходить в ПФР без привлечения кадровика, но до этого момента трудозатраты только вырастут.

Экономия бумаги тоже спорный вопрос. Бумажные приказы о кадровых движениях никто пока не отменяет, а законопроект только добавляет обязанность в день увольнения выдать работнику на бумажном носителе заверенную информацию обо всех кадровых изменениях в период работы.

А если половина работников в организации написала заявление с просьбой вести им бумажные трудовые книжки? То получается вообще двойная работа – нужно и отчитываться постоянно в ПФР, и дублировать информацию в обеих формах трудовых книжек, плюс выполнять все требования по хранению и ведению трудовых книжек.

Доступ к информации о стаже кандидата во время отбора кандидатов

В плане доступа к информации, для работников переход на «цифру» несет только плюсы. Планируется, что они смогут получать информацию о своей трудовой деятельности на сайте госуслуг, МФЦ или ПФР, а также у работодателя.

Однако с точки зрения работодателя сейчас непонятно, как на этапе подбора персонала и до момента заключения трудового договора с конкретным кандидатом можно будет проверить его трудовой стаж, и понять соответствует ли указанный в резюме профессиональный опыт действительному. В связи с этим может возникнуть интересная ситуация. Напомню, что сегодня, в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса, работник при заключении трудового договора должен среди прочих документов предоставить трудовую книжку (за исключением случаев, когда он впервые трудоустраивается на работу) – так у работодателя появляется возможность проверить, соответствует ли заявленный стаж работы фактическому. В случае отсутствия трудовой книжки проверить это самостоятельно можно будет только после трудоустройства работника. Но если выясниться, что работник в ходе трудоустройства предоставил ложные данные, то уволить его на этом основании не получится.

Решить этот вопрос можно будет через согласие работника на ознакомление со сведениями о его трудовой деятельности на официальном сайте ПФР либо через предъявление им выписки о своем стаже. Но так как на законодательном уровне это пока не закреплено, то работник может и отказать в доступе.

Достоверность информации

Вопрос достоверности и контроля вносимой информации остается пока открытым, и вопросов тут в любом случае пока больше, чем ответов. Как будет контролироваться и предупреждаться некорректное или неполное внесение информации? Кто вообще сможет проверить реальность заносимого стажа и опыта работы, когда одновременно вносится миллионы записей? Возможно ли задвоение информации в случае ошибочного внесения записи? Как работнику исправить ошибочную запись, если ошибка выявится через 15-20 лет, и как работник сможет подтвердить правоту своих слов? Если для этого нужно будет хранить выписки, выданные при увольнении, то какой смысл в цифровизации?

Безопасность информации

Так же открытым остается вопрос безопасности системы персонального учета. По данным компании INFOWATCH за 2017 год во всем мире произошла утечка более 8 млрд записей, и эта цифра из года в год только растет. Поэтому если не уделить должного внимания вопросам безопасности защиты персональных данных работников или сделать систему защиты на скорую руку, то даже сложно представить, какой хаос может внести целенаправленная хакерская атака и уничтожение и кодирование данных о трудовом стаже миллионов работников.

И резюмируя. Несмотря на то, что уход в «цифру» неизбежен и в будущем несет только позитивные изменения, к этому вопросу нужно подойти очень осторожно и полтора года – это очень маленький срок для внедрения и тестирования таких глобальных проектов.

Электронные трудовые книжки сменят бумажные

Подписка на новости

Письмо для подтверждения подписки отправлено на указанный вами e-mail.

26 июня 2019 12:17

В 2020 году на смену традиционным бумажным трудовым книжкам должны прийти электронные. Соответствующий законопроект разработан Минтрудом РФ в рамках федеральной программы «Цифровая экономика РФ». Планируется, что он вступит в силу с 1 января 2020 года и затронет интересы всех работающих граждан. Законопроект предусматривает, что с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе.

Когда введут

Предполагается, что в 2019 году будут внесены необходимые изменения в законодательство и решены технические вопросы, а уже с 1 января 2020-го работодатели начнут передавать сведения о трудовой деятельности работника (о выполняемой работе и должности, переводах на другую постоянную работу, об увольнении) в информационную систему Пенсионного фонда России в электронном виде.

Данные о работнике понадобится направлять в ПФР ежемесячно. Информацию о приеме или увольнении с 2021 года нужно будет сообщать не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

С 2020 года планируется ввести административную ответственность для должностных лиц, которые неоднократно в календарном году нарушали сроки подачи сведений либо направляли неполную или искаженную информацию.

Как будет выглядеть электронная трудовая книжка

Трудовой книжки в физическом смысле не будет, она будет виртуальной.

Можно оставить бумажную книжку?

Да, те, кто не доверяет виртуальной реальности, могут оставить бумажный вариант. Если работник захочет, то новые сведения о трудовой деятельности кадровики должны будут вписывать и в его бумажную трудовую книжку. Будет дублировать электронные записи.

Плюсы электронных трудовых книжек

Легко восстановить

Потеря бумажной трудовой книжки — реальная трагедия. Особенно если речь идет о стаже до 2003 года, до создания в ПФР системы персонифицированного учета, который предоставляет наиболее точную информацию о периодах трудовой деятельности человека. Единственное спасение — нотариально заверенная копия. Если ее нет, придется ходить по организациям, где работал, восстанавливать по крупицам трудовую биографию. И часто бывает так, что нет уже тех организаций, где человек трудился 20-15 лет назад. И чтобы подтвердить свой стаж, не потерять годы трудовой деятельности, нужно обращаться в архивы. И здесь дорог каждый год, каждый день вашего стажа. Ведь стаж напрямую влияет на размер пенсии и на дату вашего выхода на пенсию.

С электронной трудовой книжкой – намного проще. Все сведения сохраняются в специальной базе ПФР. Электронный вариант — более надежный способ хранения данных. Как минимум исключается возможность утери бумажной книжки, плюс, как правило, для хранения электронного документооборота создаются резервные копии. Страницы в электронной трудовой не истреплются, чернила не размоются и не выцветут.

Защищает Ваши пенсионные права и будущую пенсию

Благодаря электронной трудовой книжке работник может быть абсолютно уверен, что работодатель добросовестно производит за сотрудников отчисления в Пенсионный фонд, и они будут учтены в будущем при его выходе на заслуженный отдых. Сведения от работодателя будут формироваться автоматически. Работник в любой момент может запросить из ПФР сведения о своей трудовой деятельности в режиме реального времени и проверить их правильность. Благодаря электронным книжкам будут учтены все периоды трудовой деятельности.

Электронная трудовая книжка позволит выявить недобросовестных работодателей, которые платят «серую» зарплату и не делают отчислений на пенсию своих работников. Детальная информация о работнике, его должности, зарплате, уплачиваемых налогах и о взносах в ПФР поможет вывести из тени недобросовестных работодателей. Сейчас вычислить такого горе-работодателя – сложно, это можно сделать только в ходе специальных проверок. Оперативный доступ к информации получат не только работники и работодатели, но и государственные органы, а также суды.

Экономит время

Сотрудники отдела кадров мгновенно получат сведения о трудовой деятельности соискателя при приеме на работу. При обращении за государственными и муниципальными услугами человек освобождается от обязанности предоставлять сведения о трудовой деятельности. Не нужно будет бегать со своими трудовыми документами или их заверенными копиями из одного ведомства в другое. Заинтересованные структуры и без работника смогут посмотреть всю нужную информацию о нем.

Меньше волокиты будет и при оформлении перехода с одной работы на другую, и при приеме на удаленную работу.

Ускорится и внесение записей. Сейчас они делаются вручную. Помарки, исправления — крайне нежелательны. В электронной системе будет применяться автоматизированное применение стандартных формулировок — например, «уволен по собственному желанию».

Минтруд решил ускорить введение электронных трудовых книжек

Российский Минтруд предложил внести изменения в Трудовой кодекс, которые направлены на улучшение защиты трудовых прав работников, а также сократят финансовые траты на ведение документации. Также немаловажным аспектом является то, что работодателей избавят от обязанности дублировать информацию о трудовой деятельности работников на бумагу после повсеместного перехода на электронные трудовые книжки с 2020 года.

Законопроект Министерства труда и социальной защиты в своей новой версии отменяет положение о переходном периоде, который должен был длиться до 2027 года. Данный документ также подразумевает то, что с 2020 года работодатели будут хранить и передавать информацию о трудовой деятельности своих подчинённых в Пенсионный Фонд в электронном виде. В электронном виде будут передаваться данные о приёме на работу, о должности и о профессии работника.

Пакет поправок в Трудовой Кодекс РФ был предложен и внесён в правительство в понедельник, 10 декабря, министром труда Максимом Топилиным. Начиная с 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности будут передаваться на электронную информационную систему Пенсионного Фонда, однако, в то же время работодатели будут вести и бумажную трудовую книжку по требованию сотрудников посредством письменного заявления, записи в бумажном виде будут вестись до 2021 года.

Начиная с 1 января 2021 года, у граждан РФ, которые впервые в жизни устроились на работу, будет исключительно электронная трудовая книжка, однако, при увольнении, работодатель будет обязан выдать работнику данные о его трудовой деятельности в бумажном виде, которые будут заверенные должным образом.

Кроме всего прочего в новой редакции законопроекта речь идёт о том, что у работодателя можно будет получить с 2021 года лишь справочные данные о последнем месте работы сотрудника, а в случае, если работник желает получить информацию обо всей своей трудовой деятельности, то ему необходимо обратиться в многофункциональные центры или непосредственно в Пенсионный Фонд РФ.

Как будет вводиться электронная трудовая книжка

С 1 января 2020 года сведения будут передаваться в информационную систему ПФР.

Работодатели будут обязаны продолжать вести бумажную трудовую книжку для сотрудников, которые изъявили такое желание (через письменное заявление) до 2021 года.

После 2021 года только электронная трудовая книжка будет у тех, кто впервые в жизни устроился на работу.

При увольнении работодатель будет обязан выдать сотруднику сведения о трудовой деятельности в бумажном виде, заверенные надлежащим образом.

С 2021 года у работодателя можно будет получить информацию только о последнем месте работы. За справкой обо всей трудовой деятельности нужно будет обращаться в многофункциональные центры (МФЦ) или ПФР.

Российский союз промышленников и предпринимателей, а также представители АНО «Цифровая экономика», которые занимаются развитием перехода на цифровую экономику, предлагают ускорить процесс перехода на электронный документооборот. Такую же позицию занял и Пенсионный Фонд, представитель которого заявил, что сервисы ПФ технически готовы для обработки всего необходимого объёма информации.

Стоит отметить, что участник пилотного проекта о переходе на электронный документооборот компания «Сбербанк Управление капиталом» подсчитал, что быстрый переход на новую систему позволит сэкономить работодателям по всей стране сумму порядка 62 миллиардов рублей. Кроме того, такой переход избавит работодателей от ненужных отдельных делопроизводителей, которые занимаются ведение учёта трудовых данных.

Минтруд России начинает эксперимент по электронному кадровому документообороту

Министр труда и социальной защиты России Максим Топилин подписал приказ о проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Задачами эксперимента определены:

• апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
• оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;
• выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
• подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;
• подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся: заключение трудовых договоров; извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период; оформление отпусков и служебных командировок; ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; выдача наряда-допусков работникам и др.

Пилотный проект будет реализовываться на площадках крупных работодателей: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

В обязательном порядке в эксперименте примут участие первичные профсоюзные организации или иные представители работников (в случае отсутствия первичной профсоюзной организации).

Организационно-методическое обеспечение проекта осуществляют Минтруд России, Роструд, ВНИИ труда Минтруда России.

Эксперимент продлится до октября 2018 года.

Как ранее сообщалось, Минтруд России ведет работу, связанную с применением цифровых технологий в трудовой сфере, по трем направлениям: «кадровый документооборот в организации», «электронная трудовая книжка», «электронный надзор».

Социальное партнерство и трудовые отношения

Кто выиграет от перехода на электронные трудовые книжки

Государство собирается избавить бизнес и граждан от одного из самых явственных архаизмов в российском документообороте — бумажных трудовых книжек. По словам заместителя министра труда Любови Ельцовой, переход на электронные трудовые книжки займет от одного до двух лет.

Об электронных трудовых контрактах российские чиновники заговорили в полный голос после истории с невыплатой зарплат сезонным рабочим рыбкомбината острова Шикотан. После их жалоб на руководство комбината во время прямой линии с президентом Владимиром Путиным, стало ясно, что ситуация с выполнением трудового законодательства в разы усложняется, когда речь заходит о работающих вахтовым методом на отдаленных территориях.

С наплывом недобросовестных работодателей контрольные органы вынуждены были ужесточить надзор. Но от увеличивающегося в результате бумажного документооборота страдают в основном добросовестные работодатели, другие же, имея возможность нарушать закон, просто делают это чаще. В результате, пропасть между добросовестными и недобросовестными работодателями становится все шире. Первые все больше работают «в белую», придумывают различные варианты, как упростить, облегчить, оптимизировать отношения со своими сотрудниками, чтобы сократить и свои операционные издержки. Вторые все больше уходят в «тень», что и приводит к историям, подобным шикотанской. Ресурсы для повышения эффективности и упрощения надзора за соблюдением всех правовых норм есть в электронных формах контрактов. Поэтому именно с работающих вахтовым методом или удаленно, государство и собирается начать внедрение электронных трудовых книжек.

Древний фолиант

Термин «электронная трудовая книжка» может ввести в заблуждение: речь идет не о переводе текущего документа в электронный вид, а скорее о составлении всероссийского электронного реестра — базы данных, в которой будет храниться информация о всех изменениях во взаимоотношении работника и предприятия. То есть произойдет не только смена носителя — с бумажного на электронный — но и подхода к отношениям между государством, работодателями и сотрудниками. Он станет более современным — сегодня документов, подобным трудовым книжкам, нет ни в одной развитой стране мира.

Напомню, что в России трудовые книжки были введены почти сто лет назад, после Октябрьской революции, и какое-то время даже служили основным документом, удостоверяющим личность: по отметкам в них гражданин мог убедить правительство в своей полезности для общества нового типа.

Хотя с тех пор функции трудовых книжек изменились, они долгое время могли служить инструментом воздействия работодателя на сотрудника: поскольку только с помощью трудовой книжки человек мог подтвердить свой стаж, в том числе это влияло (и влияет до сих пор) на размер его пенсии при завершении трудовой деятельности. Предприятие могло, например, незаконно удерживать трудовую книжку, если не хотело, чтобы человек переходил на другую работу.

И хотя сегодня трудовая книжка выполняет и полезную функцию — помогает работникам подтвердить свои компетенции и стаж перед новым работодателем — по большому счету она лишь дублирует информацию, содержащуюся в других документах — трудовых контрактах, приказах о приеме на работу и увольнении, о переводе на другую должность и т.д.

Переход к электронной форме фиксации трудовых отношений, когда реестр этих отношений будет вести не предприятие, а государство, даст работникам больше свободы в отношениях с работодателем. Но не только: возможность удаленного ознакомления с информацией, подтверждающей стаж и компетенции работника (с его, естественно, разрешения), даст работодателю возможность искать сотрудников с нужными навыками по более широкой географической базе. Нанимать работников из других городов станет проще, как и устраиваться на работу в другом городе, что увеличит мобильность трудовых ресурсов.

[1]

Переход к цифре

Вопреки расхожему представлению о России, как об отстающем в области цифровых сервисов государстве, за последнее время российские ведомства проводят серьезную подготовительную работу по переходу на «цифру». Так, Пенсионный фонд оцифровал информацию по всем отчислениям в фонд, произведенным приблизительно с 1997 года — эту информацию уже сегодня каждый может получить по запросу через личный кабинет на сайте госуслуг. Министерство труда в порядке подготовки к введению электронных контрактов, создало базы данных, содержащие порядка 90% вакансий в стране. Вообще, сегодня в различных государственных реестрах уже хранится около 75% информации из трудовых книжек граждан.

Остается сделать буквально один или два шага, в частности, связать разрозненные реестры различных ведомств в единую информационную систему. Для этого необходимо выбрать ключевой идентификатор гражданина, который свяжет все эти базы воедино. Думаю, логично было бы, если бы им стал бы номер СНИЛС, уже работающий в качестве ключевого идентификатора в системе электронного предоставления госуслуг.

Переход к электронному реестру решит проблему утраты трудовых книжек: бумажные документы могут быть утеряны при пожаре, потопе или просто при безответственном хранении. Уровень безопасности хранения информации в электронном виде зависит от компетенций технического персонала, а значит решение хранить такую базу данных централизовано, оправдано.

Правда, такое хранение может увеличить зависимость работников от государства, хранящего важную для них информацию и теоретически способного влиять на ее содержимое. И здесь важным инструментом может стать технология blockchain, позволяющая вести реестр одновременно на множестве компьютерных узлов. Это дает возможность защититься от несанкционированного изменения данных в системе, а значит повысит доверие граждан к такой системе, а, в конечном счете — и к государству.

Электронные трудовые книжки могут появиться с 1 января 2020 года

Электронный документооборот между работодателями и Пенсионным фондом России (ПФР), позволяющий перевести трудовые книжки в электронный вид, может начаться 1 января 2020 года, заявила замминистра труда и социальной защиты России Любовь Ельцова.

Она рассказала, что с прошлого года Минтруд совместно с работодателями и профсоюзами ведет работу по трем ключевым направлениям.

«Первый блок – это электронная трудовая книжка. В рамках второго направления – «кадровый документооборот в организации» – на площадке РСПП (Российский союз промышленников и предпринимателей) ведется проработка новых механизмов применения кадрового документооборота в электронном виде. И третий блок – «электронный надзор»: на базе Роструда прорабатываются вопросы изменений в нормативную правовую базу», – цитируют в пресс-службе Минтруда слова Ельцовой.

Она добавила, что законопроекты об электронном кадровом документообороте будут в обязательном порядке обсуждаться на Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (РТК).

По словам Ельцовой, работодатель по-прежнему продолжит формировать сведения в электронном виде с использованием своих информационных систем о трудовой деятельности работника за период его работы: «Здесь мы ничего не планируем устанавливать дополнительно. Это все, как есть сейчас. Задача работодателя – в установленные сроки сдавать всю информацию в ПФР».

По данным Минтруда, перевод данных о трудовой деятельности в электронный вид имеет ряд преимуществ для граждан и работодателей: сохранность персональных данных; снижение издержек работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации; дополнительные возможности трудоустройства для удаленных работников за счет простоты взаимодействия с кадровой службой работодателя.

Введение электронной трудовой книжки также должно позволить при обращении гражданина за государственными и муниципальными услугами исключить обязанность предоставления гражданином сведений о трудовой деятельности. Органы, оказывающие услуги, будут запрашивать данные сведения посредством использования единой системы межведомственного электронного взаимодействия в режиме реального времени, что позволит сократить время предоставления гражданину услуг.

Ранее Ельцова сообщала, что Минтруд не будет форсировать переход на электронные трудовые книжки.

«В моем понимании мы будем в период до 2020 года договариваться, когда что будет вводиться. То есть это может быть не сразу полномасштабно по всему перечню документооборота, а, возможно, это будет плановый период, даже если закон будет раньше«, — рассказала замминистра.

Ельцова также рассказала, что уже сейчас в Трудовом кодексе есть элементы, связанные с дистанционные работой. Например, активно идет развитие электронной цифровой подписи, развитие системы информационных технологий. Замминистра сообщила, что внедрение электронного документооборота потребует поправок в Трудовой кодекс, также будут изменены подзаконные акты. Внутри правительства, по ее словам, эта работа проводится по обсуждению, какие еще поправки нужно внести.

Рекомендуемые онлайн-курсы

Рекомендуемые материалы

Электронные трудовые книжки: когда введут и чего опасаться?

С 1 января 2020 года для работодателя будет действовать обязанность передавать сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР в электронном виде.

Что ждать от введения электронных трудовых книжек? Зачем они нужны? Кто выиграет от такого перехода и выиграет ли? Эти и другие вопросы комментирует Алексей Покидов, руководитель сервисного центра по обслуживанию персонала Северсталь-Центр Единого Сервиса.

Что означает для работодателя переход на электронные трудовые книжки?

На текущий момент остается открытым вопрос о том, как быть с данными о предыдущей трудовой деятельности сотрудника, в законодательстве это не предусмотрено. Картина прояснится, когда будут предоставлены форматы передачи отчетов, эта информация появится ближе к концу года.

Кто выигрывает от введения электронных трудовых книжек?

Прежде всего, хочу отметить, что главное отличие электронной книжки от бумажной — вся информация о трудовой деятельности будет храниться в электронном виде и у работодателя, и в Пенсионном Фонде (ПФР). Оцифруют все данные, которые сейчас вносятся в трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ, за исключением сведений об образовании сотрудника и его поощрениях.

При этом электронные книжки имеют ряд преимуществ:

• их невозможно потерять или подделать;
• работнику не нужно предоставлять бумажные копии трудовой книжки, чтобы подтвердить сведения о трудовом стаже при обращении за государственными услугами;
• кадровики быстро получают сведения о трудовой деятельности соискателя при приеме на работу;
• у работодателей снижаются издержки на ведение и хранение бумажных книжек.

От этого выигрывают все. Работодатель выигрывает, поскольку значительно экономит время на ведении трудовых книжек в бумажном виде: тут и экономия ресурсов, и экономия бюджета.

Выигрывает ПФР, который к моменту расчета пенсии будет обладать полной информацией о трудовой деятельности гражданина. Возможно не сразу, все зависит от того, как и когда будут внесены данные за периоды до 1 января 2020 года.

Работник получит возможность в любой момент посмотреть записи, которые делает работодатель, а также оперативно прислать информацию о своем рабочем стаже при трудоустройстве, в том числе и для работы удаленно.

Где будут храниться данные электронных трудовых книжек? Кто будет иметь к ним доступ?

Вся информация будет храниться в базе данных Пенсионного Фонда. Каждый работающий человек будет иметь доступ к своей электронной трудовой книжке.

Как будут предоставляться доступы юридическим лицам?

Есть несколько вариантов:

1) Самый вероятный: Только действующий работодатель будет иметь доступ к электронной трудовой книжке сотрудника.
Это означает, что если на этапе подбора персонала работодатель захочет проверить карьерную историю соискателя — он запросит у него выписку из электронной трудовой книжки.

2) Невероятный. Все работодатели будут иметь доступ ко всем электронным трудовым книжкам. Этот вариант входит в противоречие с законом о персональных данных.

Что будет с бумажными трудовыми книжками?

Переход от бумажных трудовых книжек к электронным будет проходить поэтапно. При этом от бумажных трудовых книжек могут со временем отказаться. Тем не менее, в течении 2020 года работник может написать заявление с просьбой о ведении бумажной версии одновременно с цифровой. В этом случае работодатель обязан дублировать сведения и в электронной книжке, и в бумажной, но с 1 января 2021 года для людей, поступивших на первую в жизни работу, ведение сведений о трудовой деятельности будет осуществляться только в электронной форме.

[3]

Как будут передаваться данные в Пенсионный фонд?

Сегодня для этого используется технический формат xml. Будет ли разработан новый формат передачи данных в ПФР или расширен существующий, пока не известно. Информация передается в Пенсионный фонд до 15 числа месяца, следующего за отчетным ( например, за январь — до 15 февраля). Эти же сроки определены для электронных трудовых книжек с 01 января 2020 года.

2020 год –это пилотный год проекта, с 2021 года сроки становятся жестче. Так, информация о приеме или увольнении должна быть передана на следующий день после соответствующего события. В 2021 году на электронные трудовые книжки перейдут и малые предприятия (менее 25 сотрудников).

Какая информация будет передаваться в Пенсионный фонд работодателем?

Работодатели будут предоставлять:

• идентификатор работника(СНИЛС);
• даты начала и окончания работы на данной позиции;
• данные о должности работника;
• информацию о внутренних перемещениях, а также перемещениях между работодателями.

Новостные каналы ранее много писали о том, что Пенсионный фонд оцифровал данные трудовых книжек. Так ли это на самом деле? Из каких источников была взята эта информация?

После начала использования электронных трудовых книжек встанет вопрос об оцифровке истории трудовой деятельности сотрудников.

Здесь несколько вариантов развития событий: например, действующий работодатель передает всю историю работы сотрудника на конкретное юридическое лицо. В этом случае будут получены полные данные хотя бы по текущему работодателю.

Сведения в трудовой книжке о других местах работы – ответственность других юридических лиц. И в этом случае возможен сценарий оцифровки через МФЦ. Текущий работодатель дает работнику заверенную копию бумажной трудовой книжки, тот идет с ней в МФЦ и там ее оцифровывают. В этом случае Пенсионный фонд будет обладать полной информацией о трудовой деятельности, передвижениям работника и всем этапам его трудовой деятельности.

Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

Этот вопрос — один из основных, которыми сейчас задаются кадровики и руководители компаний. Он действительно вызывает определенную тревогу и вот почему: Минтруд уже предложил перечень мер, которые понадобится провести для перехода на новые правила.

— с участием профсоюзной организации подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты;

— письменно уведомить работников о грядущих изменениях.

Также придется обеспечить техническую готовность компании, чтобы уже с 2020 года иметь возможность передавать сведения в электронном виде.

Более того, планируется предусмотреть административную ответственность в виде предупреждения для должностных лиц:

— за нарушение сроков подачи сведений;

— за направление неполной или недостоверной информации.

Означает ли это переход на следующий этап цифровизации?

Федеральная налоговая служба и Пенсионный фонд быстро идут по пути внедрения современных технологий и мы очень рады видеть эти позитивные изменения, с точки зрения трудового права, в том числе.

[2]

Заметен прогресс по электронным больничным, электронной трудовой книжке, также ждем позитивных перемен и с электронной подписью в трудовом праве. Это касается как законодательного утверждения использования НКЭП (неквалифицированной электронной подписи), так и правового определения применения простой электронной подписи.

Хотелось бы, чтобы следующим этапом развития кадрового делопроизводства был полный переход на цифровой документооборот с использованием электронных подписей.

Источники

1. 
   Селиванов, Н.А. Справочник следователя; М.: Российское право, 2012. — 320 c.
2. 
   Малько, А.В. Теория государства и права / А.В. Малько. — М.: ЮРИСТЪ, 2000. — 304 c.
3. 
   Малько, Александр Васильевич Теория государства и права в вопросах и ответах. Учебно-методическое пособие / Малько Александр Васильевич. — М.: Дело, 2016. — 445 c.
4. Саушкин, Ю. Г. История и методология географической науки. Учебное пособие / Ю.Г. Саушкин. — М.: Издательство МГУ, 2014. — 424 c.
5. Миронов, Иван Борисович Суд присяжных. Стратегия и тактика судебных войн / Миронов Иван Борисович. — М.: Книжный мир, 2015. — 216 c.