Как восстановить бухгалтерские документы на предприятии

Восстановление бухгалтерского учета в Москве

Восстановление учета также необходимо при следующих обстоятельствах:

• если бухгалтерский и налоговый учет в организации полностью отсутствуют;
• если обнаружены нарушения в организации бухгалтерского учёта;
• если были выявлены ошибки в налоговой отчетности;
• если на протяжении нескольких отчётных периодов не велись регистры бухгалтерского и налогового учета;
• а также в том случае, если первичные документы либо учетные регистры, отчётность утрачены.

Бухгалтерское восстановление, восстановить бухгалтерский учет

Основная задача услуги восстановление бухучета – это приведение бухгалтерских документов в полное соответствие с требованиями действующего российского законодательства, сдачу недостающей или уточненной отчетности в налоговые органы и фонды, начисление и уплата налогов.

Бухгалтерское восстановление может быть как полным — за весь период существования организации, так и частичным — за отдельно взятые участки, периоды деятельности организации.

Процедура восстановления бухгалтерского восстановления проходит, как правило, в несколько этапов:

Порядок восстановления бухгалтерского учета в Москве

Любое предприятие в процессе ведения своей деятельности может столкнуться с утратой бухгалтерской отчетности, неправильностью ее составления, отсутствием учета некоторое время, форс-мажорными обстоятельствами, что повлияли на утрату финансовой отчетности и так далее. При таких ситуациях, необходимо обязательное восстановление бухучета, что могут выполнить только опытные и знающие специалисты, так как процесс этот трудоемкий и сложный.

Восстановление бухгалтерского учета первым делом нужно начинать со сбора, сортировки и обработки всей документации предприятия, что есть в наличии. При этом определяются, недостающие и имеющиеся документы, осуществляется проверка правильности заполнения имеющихся документов, проводится внеплановая инвентаризация, что позволяет проверить наличие товарных и материальных ценностей для восстановления их количественного учета.

Второй этап восстановления бухгалтерии включает восстановление первичной недостающей документации, что является основой для создания регистров отчетности и учета. После чего проводиться третий этап восстановления бухгалтерской отчетности организации, что является основой для формирования налоговой документации и предоставления ее в государственные контролирующие и фискальные органы.

Отдельного внимания заслуживает ситуации, когда бухгалтерская документация была испорчена или утрачена в результате непредвиденных обстоятельств на предприятии (затопление, пожар и прочее). В этом случае создается специальная комиссия, что расследует причины утраты документов, после чего совершается инвентаризация как основных средств и товарно-материальных ценностей, так и опись пропавших и имеющихся документов.

Стоимость восстановления бухучета в компании АСК-Капитал

Провести качественное, полное и точное бухгалтерское восстановление по доступной стоимости может наша компания АСК-Капитал, где к Вашим услугам предоставляются только лучшие специалисты в этой области. Мы гарантируем качественное и недорогое осуществление профессиональных услуг по восстановлению бухгалтерии для организаций любой формы собственности, которые в кратчайшие сроки смогут наладить свою хозяйственную деятельность, предоставляя финансовую и налоговую отчетность для контролирующих органов в необходимом объеме, и в установленные сроки, согласно требованиям законодательства. Восстановление бухгалтерского и налогового учета цена указана ниже.

Восстановление бухгалтерии

Стоимость такой услуги как восстановление бухгалтерии напрямую зависит от того, в каком положении находится документация организации на момент обращения в нашу компанию, а также от того, какой период должен быть охвачен процедурой восстановления.

Примерная стоимость восстановить бухгалтерский учет:

Для ИП на УСН от 2000 до ≈8000;
Для ИП на ОСНО от 4000 до ≈10000 ;
Для ООО на УСН от 3000 до ≈10000 ;
Для ООО на ОСНО от 5000 до ≈15000 .

При заключении договора на ежемесячное бухгалтерское обслуживание предоставляется скидка в размере 15 % от стоимости восстановления бухгалтерского учета.

Проверка ведения бухгалтерского и налогового учета 1000 руб./мес.

Округа, районы и метро, находящиеся рядом с нами:

Восстановление первичных документов

Виктор Авдеев,
независимый эксперт

И бухгалтерское, и налоговое законодательство РФ требует от организаций надлежащего хранения бухгалтерской и налоговой документации. Тем не менее при ведении бизнеса организация может столкнуться с событиями, в результате которых документация будет уничтожена. Такое может случиться, например, в результате пожара, наводнения. Кроме того, лишиться документов компания может в случае их утери или кражи. Нужно ли восстанавливать документацию и как правильно это сделать, читайте в настоящей статье.

Срок хранения

Статья 17 Федерального закона от 21.10.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) обязывает организации хранить бухгалтерскую документацию в соответствии со сроками, устанавливаемыми правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Заметим, что под бухгалтерской документацией понимаются не только сами первичные бухгалтерские документы, но и регистры бухгалтерского учета, а также финансовая отчетность организации.

Конкретные сроки хранения отдельных видов бухгалтерской документации установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000.

Чуть меньший срок хранения документов установлен Налоговым кодексом РФ. В силу подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, налогоплательщик обязан в течение четырех лет.

Причем за сохранность, оформление и передачу документации в архив отвечает главный бухгалтер, а за организацию ее хранения – руководитель компании.

Если документы утрачены

Напоминаем, что общий порядок хранения документов установлен разд. 6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1983 № 105 (далее – Положение № 105). Этот документ несмотря на столь «солидный возраст» до сих пор используется организациями для разработки системы документооборота, применяемой в организации.

Пунктом 6.8 Положения № 105 установлено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации должен своим приказом назначить комиссию по расследованию причин пропажи или уничтожения документов.

Созданная комиссия должна не только выявить но и документально подтвердить причину утраты документов. Так, если документация была уничтожена во время пожара, то факт пожара должен быть подтвержден справкой органов противопожарной службы. Если имело место наводнение, ураган или иная чрезвычайная ситуация, связанная со стихийным бедствием, то факт подтверждается сотрудниками службы МЧС. Аварии, связанные с коммунальными сетями, например затопление помещения, подтверждаются соответствующими коммунальными службами, а факт кражи — органами внутренних дел.

Исходя из этого, в необходимых случаях в состав созданной комиссии помимо собственных сотрудников организации — представителей администрации, финансовой службы, службы охраны труда, техники безопасности и т.д., должны входить также представители милиции, МЧС России, охраны, государственного пожарного надзора, коммунальных и служб и т.п.

Результаты работы данной комиссии оформляются специальным актом, утверждаемым руководителем компании.

Если уничтожение или гибель документов произошла в филиале юридического лица, то копия акта направляется в головную организацию.

Не забудьте, что ст. 12 Закона № 129-ФЗ требует в таких случаях проводить обязательную инвентаризацию имущества, порядок проведения и оформления результатов которой установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

Подробная опись недостающих документов составляется именно по результатам проведения инвентаризации.

Следующее, что нужно сделать при утрате документов, – предупредить свой налоговый орган о факте утери, пропажи или гибели документов. Несмотря на то что налоговое законодательство не выдвигает такого требования к налогоплательщику, это необходимо сделать в интересах самой организации, особенно если период, за который была утрачена документация, пока не проверен налоговиками.

Нужно сказать, что любая утрата документов (независимо от причины) всегда повышает интерес налогового органа к налогоплательщику. Поэтому многие организации пытаются скрыть такой факт от фискалов. Однако это не в интересах налогоплательщика. Да, проверять будут, даже более тщательно, чем при обычной проверке. Однако своевременное предупреждение налоговиков позволит налогоплательщику получить время на восстановление документации, ведь восстанавливать документы придется. В противном случае последствия утраты документов могут привести к очень печальным последствиям.

Ответственность за отсутствие документов

Требование о сохранности документов предусматривает и ответственность за их отсутствие.

Напомним: отсутствие документов приравнивается ст. 120 НК РФ к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, в связи с чем при проверке организация рискует попасть под штраф в размере не менее 5 тыс. руб. Причем штрафные санкции могут значительно возрасти, если утраченные документы касаются не одного, а нескольких налоговых периодов. В этом случае штраф составит уже 15 тыс. руб.

Ну, а если налоговый орган увяжет отсутствие документов с занижением налоговой базы по налогу, то сумма штрафа составит 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. руб.

Кроме того, за утрату документов организация может быть привлечена к ответственности и по ст. 122 НК РФ, а также по ст. 126 НК РФ.

Помимо всего прочего административной ответственности будут подвергнуты и сами должностные лица организации. Статьей 15.11 КоАП РФ установлено, что штраф в данном случае составляет от 2 до 3 тыс. руб.

[1]

Где взять информацию?

Итак, сокрытие факта утраты документов не в интересах компании, поэтому лучше проинформировать об этом налоговый орган сразу.

Обычно в таких ситуациях налогоплательщик обращается по месту своего учета с соответствующим заявлением, которое составляется в произвольной форме. К заявлению следует приложить документальное подтверждение причины утраты документов, в противном случае заявление не будет принято во внимание налоговиками. При этом не стоит рассчитывать на жалость и на то, что восстанавливать документы не придется.

Однако в этом случае, как уже было отмечено, налоговики могут предоставить налогоплательщику сроки, в течение которых он должен будет восстановить утраченные документы.

Если утрачены только сами первичные документы, а регистры бухгалтерского учета сохранились, например в электронном виде, то ситуация не выглядит критической. Ведь бухгалтеру не придется действовать вслепую, рассчитывая только на свою память. Поэтому вполне возможно, что организация сумеет восстановить полностью утраченные документы в отведенные сроки и избежит штрафных санкций.

Гораздо хуже, если уничтожена вся документация, в том числе и хранящаяся в электронном виде. При таком варианте событий начать восстановление документов нужно с банка, обслуживающего данную организацию. Для этого организации следует обратиться в свою кредитную организацию с просьбой о предоставлении информации о движении денежных средств на расчетном, валютном и иных счетах организации за соответствующий период.

Причем если организацию обслуживали несколько банков, то с соответствующей просьбой необходимо обратиться во все банковские учреждения. На основе полученной информации наверняка удастся восстановить список контрагентов, с которыми фирма работала по безналичному расчету.

По восстановленному списку следует подготовить официальные запросы с просьбой о предоставлении копий документов.

Конечно, этот процесс достаточно трудоемок, но в данной ситуации такие действия действительно необходимы. Нужно сказать, что партнеры обычно идут навстречу «пострадавшей» организации и предоставляют требуемые дубликаты документов – договоров, накладных, счетов-фактур и других документов, свидетельствующих о проведении взаимных операций.

Возможно, часть контрагентов сменила адрес, и организация, утратившая документацию, просто не может разыскать своих бывших партнеров.

Но и здесь не стоит отчаиваться, так как помочь в розыске сможет информация, собранная в Единых государственных реестрах — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, сведения которых являются по большей части открытыми и общедоступными.

Поэтому при необходимости организация вправе обратиться в соответствующий Единый государственный реестр с просьбой о получении необходимых сведений о партнере. Любая информация из государственных реестров предоставляется на платной основе, причем размер платы устанавливается Правительством РФ.

Если организация не предпринимает никаких попыток восстановить документы, то их утрата даже по причине, не зависящей от организации, не будет исключать вину налогоплательщика.

Такое бездействие налогоплательщика будет рассматриваться как совершение налогового правонарушения по неосторожности со всеми вытекающими последствиями.

В восстановлении финансовой и налоговой отчетности сможет помочь и налоговый орган.
Несмотря на то что это не входит в обязанности налоговиков, думается, что на подобную просьбу они не ответят отказом.

Часть налогов придется пересчитать

На основе восстановленной документации организация должна будет заново сформировать регистры бухгалтерского учета и собственно финансовую отчетность. Если ее показатели совпадут с показателями финансовой и налоговой отчетности организации, предоставленной налоговым органом, то можно считать, что компании просто повезло, поскольку ей удалось восстановить утраченную документацию в полном объеме.

В случае расхождения хотя бы части показателей необходимо продолжать восстановление документации. Однако не стоит рассчитывать на то, что удастся полностью все восстановить. Не исключено, что часть налогов организации придется пересчитать. Ведь основное требование налогового учета — в том, что расходы, осуществленные налогоплательщиком, должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Если же часть расходов не имеет документального подтверждения, то эти суммы необходимо исключить из состава расходов. Непризнанные расходы обязательно «потянут» за собой и неправомерное применение налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость.

Следует помнить, что при отсутствии документов, подтверждающих доходы и расходы налогоплательщика, налоговый орган вправе доначислить налоги расчетным путем. Такое право фискальных органов закреплено в п. 1 ст. 31 НК РФ. При этом налоговый орган вправе исходить как из имеющейся у него информации о самом налогоплательщике, так и из данных об аналогичных налогоплательщиках.

Заметим, что правомерность действий налоговых органов о доначислении сумм налогов расчетным путем подтверждается и правоприменительной практикой.

Так, ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении от 06.02.2008 № А43-36604/2006-40-1200 полностью поддержал правомерность доначисления налогов, определенных налоговиками расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике.

Не помогло и обращение налогоплательщика в ВАС РФ с просьбой о пересмотре дела в Президиуме ВАС РФ. Определением ВАС РФ от 16.06.2008 № 7354/08 по делу № А43-36604/2006-40-1200 в передаче дела налогоплательщику было отказано, так как арбитры не нашли оснований для изменения или отмены решения судей, вступившего в законную силу.

Порядок восстановления первичного бухгалтерского учета

Если документы компании были утрачены, то понадобится восстановление первичного бухгалтерского учета полностью или фрагментарно. Многое зависит от того, за какой период были утеряны данные. Если учет не велся и вовсе, то в этом случае придется полностью составить его. Следует соблюдать и
порядок восстановления первичных бухгалтерских документов, который контролируется вышестоящими органами власти. При нарушении пунктов регламента предусмотрена административная ответственность.

Как восстановить первичные документы?

При обращении в налоговые и другие контролирующие службы страны можно рассчитывать на снисходительность проверяющих лиц. Если причины утраты достаточно серьезные (пожар и другие стихийные бедствия), то разрешается восстановить первичные бухгалтерские документы не полностью. Но на это необходимы веские основания.

Представители государственных учреждений готовы в индивидуальном порядке рассмотреть ваш случай. Но если поводом послужило безответственное отношение к работе вашего бухгалтера или поломка компьютера, на котором хранилась вся база данных, то в такой ситуации поблажек не дают. Осуществляется восстановление первичных бухгалтерских документов в полном объеме за весь период функционирования организации. Но зачем и в каких случаях это необходимо делать?

При выявлении недостоверных фактов в первичных бумагах.

В ситуации, когда ваш штатный бухгалтер не может справиться с полным объемом работы (если он не знает, как восстановить первичные документы бухучета, тогда придется обратиться к помощи сторонних специалистов).

При подготовке к налоговой проверке.

При обнаружении ошибок в предоставленной отчетности контролирующими органами власти.

Если счета фирмы принудительно заблокировали.

Для сокращения размеров по налоговой ставке.

При подготовке к налоговой отчетности.

В данных ситуациях восстановление бухгалтерского учета первичных документов необходимо безоговорочно. Помочь в этом вопросе могут профессиональные эксперты, работающие в специализированных организациях. Они не только проконсультируют, но и оперативно выполнят всю работу.

Помощь в восстановлении

Если речь идет о больших объемах работы, то без опытных специалистов не обойтись. Услугами сторонних бухгалтеров сегодня пользуются многие крупные и средние предприятия. Эксперты предоставляют помощь в восстановлении первичных бухгалтерских документов за короткие сроки, ведь обычно в этом процессе участвует целая команда профессионалов. Учитываются все особенности каждого случая.

И если вы не имеете представления о том, как восстановить бухгалтерские первичные документы, то люди с опытом и профильным образованием подробно об этом расскажут. При обращении в фирму желательно предоставить:

первичные бумаги, которые есть в наличии (счета-фактуры, накладные, приходные и расходные акты);

главную книгу по ведению учета;

полный бухгалтерский баланс (этого требуют правила восстановления первичных бухгалтерских документов);

[2]

последние сверки с налоговой;

ведомости (если имеются).

Восстановлением бухгалтерского учета восстановление первичных документов тоже имеется возможность осуществить. Но на этот случай понадобятся дополнительные выписки из налоговых и иных регистрирующих учреждений.

Как происходит восстановление бухгалтерского учета компании

Законодательная база Российской Федерации, касающаяся предпринимательской деятельности, четко оговаривает необходимость надлежащего ведения бухгалтерского и налогового учета. Однако на практике не всегда это делается в соответствии с требованиями законодательства.

Что может грозить предпринимателям, пренебрегающим правилами ведения бухучета? Как поступать тем бизнесменам, которые хотят привести запущенные или отсутствующие бухгалтерские документы в соответствие с законодательными требованиями? Кто может помочь в восстановлении бухучета? Попробуем найти ответы на эти вопросы в данной статье.

Когда бухучету может быть необходимо восстановление

Восстановление бухучета – комплексная процедура, заключающаяся в приведении с соответствие с требованиями законодательства РФ всей бухгалтерской отчетности и документации. Когда она может понадобиться?

Любая фирма сталкивается с необходимостью вести бухгалтерский учет. Крупные предприятия налаживают бухгалтерскую службу и строгий контроль, а мелкие предприниматели иногда подходят к решению вопроса легкомысленно: пренебрегают ведением учета, отдают эту деятельность на аутсорсинг непроверенным специалистам, обращаются к знакомым, сдают отчеты как придется, рассчитывая на отсутствие проверок. Но случается, что перспектива отвечать за такое отношение к отчетности встает перед предпринимателем как никогда близко, и тогда нужно будет в короткий срок привести всю документацию к требуемому состоянию. Такие ситуации складываются, когда:

• бухучет не велся в течение того или иного времени, иногда достаточно длительного;
• действующий бухгалтер оказался некомпетентным, не справлялся со своими обязанностями;
• в первичные документы вносилась ошибочная либо ложная информация;
• преднамеренный вред уволенного бухгалтера – порча или уничтожение бухгалтерской документации;
• утрата бухгалтерских документов вследствие форс-мажора: пожара, катастрофы, компьютерного вируса, ограбления и др.

Зачем восстанавливать бухучет

Цель приведения документации в порядок – не только самоочевидное восстановление соответствия законодательству. Предпринимателя могут побудить на эту сложную процедуру следующие факторы:

• перспектива серьезной налоговой проверки;
• возможность избежать ареста расчетных счетов организации в банке;
• ожидание аудиторов;
• создание бухучета «с нуля» под новый стиль управления или новое руководство.

К СВЕДЕНИЮ! Как видим, чаще всего работает «отрицательная» мотивация – стремление избежать санкций, которые за нарушение ведения бухучета весьма суровы.

Что грозит недальновидным предпринимателям

Если проверкой будут установлены нарушения в ведении учета, то есть в случаях, приведенных выше, он не будет своевременно и в нужном объеме восстановлен, участь предпринимателя не назовешь завидной:

Каким может быть восстановление

В зависимости от разных оснований, может потребоваться различное восстановление бухгалтерской документации:

1. Время, оставшееся до события, которое подвигло предпринимателя на учет (проверка, аудит, собственные цели), позволяет выделить:
   • плановое восстановление;
   • срочное;
   • экстренное.
2. Степень поврежденности исходной базы бухучета делит восстановление на:
   • полное;
   • частичное.
3. Какими силами предприниматель собирается производить эту процедуру? Восстановление может быть:
   • внутренним (самостоятельным);
   • с помощью обновления персонала;
   • внешним (делается на заказ специальными организациями).

Процедура восстановления бухучета

Какое бы восстановление ни потребовалось организации, целесообразно производить его по определенному алгоритму, позволяющему не упустить важных моментов и достичь намеченной цели в кратчайший срок.

[3]

СПРАВКА! Опыт показывает, что бухучет можно восстановить за срок от нескольких недель до нескольких месяцев.

Поэтапный алгоритм восстановления бухучета

1 этап: предварительный аудит. Прежде чем приступать, нужно изучить поле деятельности. Проводится «диагностика» текущего состояния бухгалтерских документов путем комплексного анализа ведущейся (или не ведущейся) деятельности по бухгалтерскому и налоговому учету на фирме. Результатом этого этапа станет перечень ошибок, нуждающихся в исправлении.

2 этап: определение объема необходимых работ. Ставятся конкретные задачи и распределяются по времени, отведенному на восстановление. Если для проведения процедуры приглашена другая организация, согласовываются оргвопросы, касающиеся порядка и места работы с документацией.

3 этап: составление плана. Конкретное планирование необходимых действий с указанием конечных этапов. Лучше, если это сделано максимально подробно. Для сторонних организаций этот этап будет называться «составление техзадания».

4 этап: реконструкция. Создание заново или корректировка первичной документации, а на их основе создание актуальных регистров бухгалтерского учета. Важно, чтобы восстанавливаемый период корректно «стыковался» с предшествующим и последующим.

5 этап: формирование новой отчетности. Воссозданную документацию нужно сверить с партнерами, поскольку остатки на счетах и некоторые другие данные должны полностью совпадать. После этого можно формировать корректные отчеты, которые можно без опасений предъявлять в налоговую.

6 этап: профилактика и рекомендации. Выявленные нарушения станут основой для формирования будущей стратегии бухучета: важно не допустить такой ситуации в будущем, научившись на собственных ошибках. Внутреннее восстановление позволит сделать выводы из сложившейся ситуации, а сторонняя организация в обязательном порядке даст комплекс практических советов и конкретных пропозиций.

Помощь профессионалов в восстановлении бухгалтерии

Можно попытаться восстановить поврежденный бухгалтерский учет силами собственного персонала. Есть путь, который предусматривает обновление бухгалтерского персонала с тем, чтобы новый сотрудник исправил ситуацию, созданную предшественником.

Самый быстрый и эффективный способ восстановить бухучет – обратиться к специализированным организациям.

Опытные профессионалы быстро оценят фронт работ, легко восстановят нужную первичную документацию и на ее основе создадут необходимые бухгалтерские регистры.

Стоимость таких услуг зависит от величины самой фирмы, объема нужных работ, количества документов, подлежащих восстановлению. Вариации возможны также в зависимости от используемой в организации системы налогообложения. Естественно, на сумму окажет влияние и необходимая срочность.

В конечном итоге восстановление бухгалтерского учета в любом случае обойдется компании дешевле, чем существование с разрушенной системой учета и ответственность перед законодательством.

prednalog.ru

Just another WordPress site

Свежие записи

Свежие комментарии

• admin к записи Покупка товаров у физического лица: бухгалтерский учет, документы, налоги
• admin к записи Перевод беременной сотрудницы на легкий труд
• admin к записи Перевод беременной сотрудницы на легкий труд
• admin к записи Перевод беременной сотрудницы на легкий труд
• admin к записи Перевод беременной сотрудницы на легкий труд

Как восстановить бухгалтерские документы и нужно ли это?

Бухгалтерские документы должны храниться какое-то время. Их нельзя выбрасывать, сжигать и прочее до истечения срока хранения. Как восстановить бухгалтерские документы при их утрате? Когда нужно создавать комиссию по восстановлению?

Сроки хранения первичной документации оговорены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010. На этом мы не будем останавливаться подробно. А вот о том, как восстановить бухгалтерские первичные документы, поговорим в этой статье.

Если документы потеряны по вине работника, руководитель берет с него объяснительную записку и накладывает дисциплинарное взыскание, оформленное приказом.

Если документы утрачены вследствие чрезвычайных происшествий, вы должны:

1. Получить документ, подтверждающий событие (например, акт о пожаре).
2. Создать комиссию для инвентаризации документов и составления перечня утерянных документов.

При восстановлении банковских документов, их нужно запросить в банке, а товарные накладные, счет-фактуры, накладные и прочие – у контрагентов.

Если утеряны данные с электронных носителей, их можно заново распечатать.

Когда электронных данных нет, сначала восстанавливают банковские документы, чтобы увидеть суммы, оплаченные или полученные по безналу. Затем – запрашивают дубликаты у контрагентов. Остальные регистры восстанавливают на основании полученных документов.

Какие документы нужно восстановить?

Восстанавливаются лишь те документы, срок хранения у которых еще не истек. В п. 1 ст. 17 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится, что все документы следует хранить не менее пяти лет. Более конкретные сроки указаны в вышеназванном перечне.

Так, балансы и отчет о прибылях и убытках, книги учета хранятся всегда. Возникает вопрос: зачем, если к ответственности можно привлечь предприятие или ИП лишь в течение 3 лет согласно пункта 1 ст. 113 НК РФ.

Эти документы нужны самому предприятию. Поскольку часто в балансе висят остатки, происхождение которых никто толком объяснить не может: это дебиторская задолженность, либо остатки основных средств. А их без подтверждающих документов невозможно списать. И висят они годами.

При пропаже документа восстанавливаются только те документы, у которых срок хранения не истек.

Если документы утрачены вследствие чрезвычайных обстоятельств (пожаров, краж), необходимо взять подтверждающие документы от уполномоченных органов: справку или акт о пожаре, аварии коммунальных сетей и прочие.

Эти документы могут понадобиться при проверке налоговой или фондом. Тогда причина утраты документов будет являться уважительной и вам удастся избежать штрафа или получить отсрочку проверки.
Чтобы определить утраченные документы создается комиссия. Она проводит инвентаризацию и определяет, какие документы нужно восстановить (если они неизвестны).

Комиссия создается приказом руководителя. По завершению ее работы, она составляет акт, где указывается состав комиссии, утерянные документы и причина потери.

Если утерянные документы известны, комиссию создавать не нужно.

Если документы сохранились в электронном виде, можно их просто распечатать.

Затем приступаем к восстановлению бухгалтерских документов.

1.Сначала пишем в банк запрос с просьбой предоставить все утраченные документы за такой-то период. Запрос пишется на имя руководителя банка и указывается причина восстановления. Почему начинаем с банка? Там отражаются все операции по безналу и можно увидеть всех контрагентов, с кем работает предприятия и суммы оплат.

2.Если утрачен кассовый чек, нужно обратиться к продавцу. Часто кассы могут выдать дубликат чека. Если его нет, то попросите продавца сделать вам копию чека на копировальном аппарате.

3.Контрагенты могут дать вам дубликаты документов: договора, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и прочие. Сделайте сверку с контрагентом, составьте акт по ней. Будет ясно, какого документа не хватает.

4.Можно написать письменный запрос на имя директора с просьбой выслать копии договоров и дубликатов недостающих документов.

Если вы хотите восстановить декларации, балансы или расчеты, можно написать запрос на имя руководителя в налоговую или фонды с указанием причины. Законодательство не обзывает делать копии документов для этих органов. Но если они сочтут это необходимым, вашу просьбу удовлетворят.

P.S.
Утерянные документы, в основном, нужны для налоговой проверки или проверки фондами. Если эти документы непосредственно вам не нужны и если вас никто не трогает – не теряйте время на восстановление.

Бесплатная книга

Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».

Что делать, если утеряны первичные документы

Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.

Основные особенности

Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример. Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени. Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.

Порядок действий при утере документов

Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:

1. Создание комиссии. Ее участники будут заниматься установлением причин утери. Выводы должны быть изложены в акте. В нем необходимо указать обстоятельства происшествия.
2. Создание подтверждающих документов. Компании нужно предъявить бумаги, подтверждающие обстоятельства утери. Если документы пропали, нужно направить заявление в полицию, а затем получить справку о возбуждении дела. Если бумаги утрачены в результате пожара, нужно составить акт о возгорании, а также взять из МЧС справку.
3. Составление описи пропавшей первички. Заполнение описи – шаг добровольный. Однако сделать это все-таки желательно, так как дополнительные подтверждающие бумаги станут аргументом в пользу компании.
4. Меры по восстановлению документов. Если никаких мер по исправлению ситуации предпринято не будет, компания может быть обвинена в недобросовестности. Алгоритм восстановления бумаг рассмотрим в следующем разделе.

Читайте так же:  Государство поможет в профессиональной адаптации мамам в декрете и лицам предпенсионного возраста

ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.

Меры по восстановлению первичной документации

Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:

• Проведение сверок с контрагентами.
• Направление запросов на восстановление документов.
• Приведение обоснований о процессе восстановления счет-фактуры.
• Предоставление переписки с контрагентами о восстановлении бумаг.
• Приведение квитанций, чеков, реестров.

Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.

Получаем банковскую первичку

Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:

• Наименование документа.
• Контактные данные банка (ФИО руководителя, адрес, ИНН, КПП, контактное лицо).
• Контактные данные заявителя.
• Просьбу предоставить расчетные документы в максимально сжатые сроки.
• Номер расчетного счета компании.
• Подпись генерального директора.

Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.

Восстанавливаем кассовые чеки

Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу. Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека. Выполняется она с помощью копировального оборудования.

Запрашиваем первичные документы у контрагентов

Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:

• О контрагенте (наименование компании, ФИО директора, ИНН и КПП).
• Наименование документа.
• Изложение обстоятельств.
• Просьбу о предоставлении копий.
• О заявителе, подпись гендиректора.

Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.

Восстанавливаем отчетность

Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная. Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд. В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.

Ответственность за утерю первички

Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:

• Нарушение норм учета доходов, трат, объектов обложения налогами. Если нарушение допускалось на протяжении одного периода, штраф составит 5 000 рублей (п. 1 ст.120 НК РФ). Если правонарушение тянулось на протяжении более чем одного периода, штраф составит 15 000 рублей (пункт 2 статьи 120 НК РФ). Если нарушения спровоцировали уменьшение налоговой базы, штраф составит 10% от размера неуплаченного налога. Минимальный размер штрафа составит 15 000 рублей (п.3 ст. 120 НК РФ).
• Неуплата налога или уплата его не в полном объеме из-за уменьшения налоговой базы, неправильных расчетов. Назначается штраф в размере 20% от невыплаченной суммы налога (пункт 1 статьи 122 НК РФ). Если был выявлен сознательный умысел, штраф составит 40% от невыплаченного налога (пункт 3 статьи 122 НК РФ).
• Первичка не направлена в налоговую в положенные сроки. Штраф составит 50 рублей за каждый отсутствующий документ (пункт 1 статьи 126 НК РФ).

В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.

Источники

1. 
   Жилинский, С.Э. Предпринимательское право (правовая основа предпринимательской деятельности): Учебник; М.: Норма; Издание 4-е, испр. и доп., 2012. — 912 c.
2. 
   Казанцев, С.Я. Информационные технологии в юриспруденции / С.Я. Казанцев. — М.: Академия (Academia), 2012. — 369 c.
3. 
   Корнийчук Г. А. Арбитражное процессуальное право. Ответы на экзаменационные вопросы; Экзамен — Москва, 2010. — 288 c.
4. Курганов, С. И. Комментарий к судебной практике по проблемам исполнения уголовного наказания / С.И. Курганов. — М.: Юрайт, 2015. — 322 c.
5. Теория государства и права. — М.: Дрофа, 2013. — 710 c.